Представительские расходы - расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

на буфетное обслуживание во время мероприятия;

на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

время и место проведения мероприятия;

программа мероприятия;

состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива - 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Представительские расходы: подробности для бухгалтера

• Что именно относится к представительским расходам?

  Произведенные расходы. Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко... попадают под классификацию «представительские» Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно... частой ошибкой является включение в представительские расходы: организацию «культурной» программы (посещение театра... обслуживание 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 «Расчеты с транспортной организацией...

• Налоговый учет представительских расходов в учреждении

  Считаются представительскими для целей налогообложения? Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным... прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики... . Какими документами учреждение может подтвердить представительские расходы? Расходы учитываются в составе представительских... /675). Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться: 1) приказ (распоряжение...

• Представительские расходы: гражданские, административные и уголовные риски

  Возникают в связи с осуществлением представительских расходов. В рамках развития бизнеса и... связи с осуществлением представительских расходов. Гражданско-правовые риски несения представительских расходов В соответствии с... тем, что у компании, несущей представительские расходы, отсутствует намерение одарить клиентов. Организовывая... критериев к ситуациям несения компанией представительских расходов должны быть аналогичны выводам о...

• Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете

  В судебных решениях. Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы... подтверждены. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются: 1) приказ руководителя... нем участвовать); 2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной... списание; 4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с... ; 5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение...

• Bentley, лобстеры и Стас Михайлов: как обосновать «скромные» расходы?

  Ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты, связанные с: официальным... личные встречи не учитывается как представительские расходы. Возмещение директору его личных расходов...

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
• участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний . Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам :

• оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
• подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
• организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии . Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
• сумма расходов на организацию мероприятия;
• итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

• норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
• норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
• НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

• норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
• норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
• НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета	Кредит счета
44 «Расходы на продажу»		Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам
	10 «Материалы»	Списаны материальные ценности, использованные при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
90-2 «Себестоимость продаж»	26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу»	Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»	Отражен «НДС» по представительским расходам
68-НДС «Расчеты по налогам и сборам»	19 «НДС по приобретенным ценностям»	«Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету
91-2 «Прочие расходы»	19 «НДС по приобретенным ценностям»	Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
3. Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1
4. Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106; от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11
5. Письма Минфина РФ

• от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149,
• от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351,
• от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176,
• от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136,
• от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796,
• от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119,
• от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Представительские расходы как оформить - пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

• на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
• оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
• оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

• расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
• соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2018 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

• приказ о проведении представительского мероприятия;
• смета фирмы по ПР;
• отчет по ПР;
• первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

• отчета;
• первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

• первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
• любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

• приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
• смета ПР;
• отчет о расходах;
• акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

• «Cмета на представительские расходы — образец» ;
• «Составляем договор на представительские расходы — образец» .

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах - образец» .

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

• отчет о бизнес-мероприятии;
• первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

• о цели проведения бизнес-мероприятия;
• фактическом количестве посетителей;
• фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
• первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году

В документе могут отражаться:

• сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
• дата, место его проведения;
• сведения о количестве организаторов и гостей;
• перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
• сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
• сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

• контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
• внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

• наименование;
• дату составления документа;
• название фирмы;
• сведения об учитываемом хозяйственном факте;
• сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
• сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье

Представительские расходы - это расходы организации на официальные примы, деловые встречи, которые совершаются в целях взаимовыгодного сотрудничества.

С 2002 года к представительским расходам относят также все расходы компании, которые не связаны с производством товаров (оказание услуг) и ее реализацией. Данному виду расходов посвящается пункт 2 главы 264 НК РФ.

Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), суд указал, что к представительским расходам можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что список представительских расходов открытый.

Критерии признания представительских расходов

Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:

• Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальное оформление представительских расходов

Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

• Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.

• Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.

• Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.

• Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.

• Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Помимо составление внутренних документов, необходимо собрать все чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Налоговый учет представительских расходов

В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие.

«Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Что нельзя относить к представительским расходам

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

• Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;

• Оформление визовых документов для своих сотрудников;

• Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;

• Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

Приказ о представительских расходах - образец документа представлен на нашем портале - может потребоваться для подтверждения данного вида расходов. В чем заключается специфика составления соответствующего приказа?

Для чего нужен приказ на представительские расходы?

Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит - 4% от расходов предприятия на оплату труда. Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:

• удостоверить факт их совершения;
• удостоверить факт их обоснованности.

Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

Данный приказ дополняется (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

• отчетом по представительским расходам;
• первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.

Рассматриваемый приказ также может дополняться:

• актом по представительским расходам;
• программой делового мероприятия;
• сметой по данному мероприятию;
• договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.

Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.

Приказ о представительских расходах: структура документа

Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю...»).

В данном блоке может отражаться:

• перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
• перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

7. Отражающий перечень приложений к приказу - при их наличии.

В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников - таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.