Трудовая книжка - это очень важный документ, подтверждающий всю трудовую деятельность и стаж каждого работника. По этой причине любая ошибка в этом документе может повлечь неблагоприятные последствия для работника. К примеру, ошибка в дате увольнения может повлечь неверное исчисление стажа и другие возможные неприятности. Поэтому такие ошибки нуждаются в обязательном исправлении. Рассмотрим подробно исправление даты увольнения в трудовой книжке.

Порядок ведения трудовой книжки

В трудовой книжке каждого работника работодатели фиксируют информацию о трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе трудового законодательства и подзаконных актов.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Правила исправления записей в трудовой книжке (в т.ч. после увольнения) и порядок заполнения этого документа при увольнении также установлены указанными подзаконными актами.

Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении

Ошибочная формулировка в трудовой книжке может появиться по различным причинам. В их числе как невнимательность кадрового работника организации, так и неверное определение даты увольнения. К примеру, если в трудовой книжке сотрудника сделана запись о дате увольнения по инициативе работодателя в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то это неверно (), т.к. работник не может быть уволен в указанный период по данному основанию.

Исправление записи об увольнении в трудовой книжке

Порядок устранения ошибки следует из пункта 1.2 Инструкции : если возникла потребность исправления записи об увольнении в разделе "Сведения о работе", то в следующей за последней в данном разделе записью строке отражаются номер записи (по порядку) и дата, в которую осуществляется запись.

Для исправления неверной записи в трудовой книжке об увольнении в графе 3 этого документа пишется "Запись за номером … (к примеру за номером 4) недействительна". Затем отражается верная запись, а в графу 4 включается либо дублирующая информация о реквизитах первоначального документа - основания для увольнения, либо отражаются реквизиты иного документа, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку.

Далее проставляются подпись руководителя или ответственного кадрового работника и подпись об ознакомлении работника с соответствующими исправлениями (см. п. 35 Правил).

Ответственность работодателя

Рассматривая ответственность работодателя за внесение неверной записи о дате увольнения, следует подчеркнуть, что рассматриваемое исправление записи в трудовой книжке свидетельствует не об отмене увольнения и не изменении его даты, а лишь об устранении неточности.

Однако на практике возможны ситуации, когда внесение в трудовую книжку неправильной записи может повлечь невозможность работника трудиться. В этом случае работодатель в дополнение к устранению неверной записи будет обязан выплатить пострадавшему гражданину не полученный им заработок ().

Трудовая книжка – основной документ, отражающий трудовую деятельность человека на протяжение его жизни.

Именно учитывая данных, внесенных в трудовую книжку, подсчитывается стаж, позволяющий использовать возможность выхода на пенсию при работе во вредных или опасных условиях труда, назначается и начисляется пенсия, как по возрасту, так и по льготному стажу.

При оформлении пенсии, в случае обнаружения любых неверных сведений в трудовой книжке:

• указание личных данных человека;
• дат приема и увольнения;
• причин увольнения;
• указание номеров и дат издания приказов, на основание которых сделаны записи,

возникают сложности с назначением пенсионных выплат и вообще правом на получение определенного вида пенсии.

Кроме того, от записи об увольнении с предыдущего места работы порой зависит возможность трудоустроиться на новом месте.

Всем людям свойственно иногда ошибаться.

Работники отдела кадров, обычно отвечающие за ведение и учет трудовых книжек сотрудников предприятия тоже не роботы, могут сделать даже чисто машинальную описку, заполняя сведения.

Смертельного в таких ситуациях ничего нет.

Само собой, нужно быть очень внимательным, внося в трудовую книжку новую или очередную запись.

Также необходимо проверить написанное еще раз, чтобы в случае допущенной ошибки можно было исправить сразу на месте, и человеку через несколько лет, когда уже были внесены новые записи после ошибочной, или предприятие было реорганизовано, ликвидировано, бегать по судам, архивам, восстанавливать события прошедших лет, чтобы внести исправления.

Со всеми изменениями, внесенными в трудовую книжку, работника информируют, дают ознакомиться под личную роспись в личной карточке определенной форме Т-2, которая также ведется параллельно с трудовой книжкой ответственным сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом организации, назначенным по приказу.

Поэтому, сам работник должен не машинально подписывать запись, что ознакомлен с внесенными изменениями в трудовую книжку, а внимательно их прочесть.

Так, если в трудовой книжке неправильно указана дата увольнения, это может стать препятствием при поступлении на работу в другую организацию, поскольку займет определенное время для внесения исправлений.

Не всегда вакантная должность может оставаться свободной до тех пор, пока человек будет заниматься тем, что добиваться от бывшего работодателя внесения корректной записи даты увольнения.

В конечном итоге, возможно, потерять шанс устроиться на новую должность.

Например, фактически работник увольняется с предприятия 01. 10.2016 года, а запись в трудовой книжке об увольнении стоит 01.11.2016 года.

Казалось бы, чисто автоматическая описка, однако, если 28.10.2016 года человек захочет трудоустроиться, будет более чем нелепо выглядеть запись в трудовой книжке после уволенного в ноябре с прежней компании, быть принятым на работу в новую фирму в октябре того же 2016 года.

Необходимо вносить изменения в трудовую книжку с признанием предыдущей записи недействительной и указанием правильной даты увольнения.

• как вести записи в трудовой книжке;
• когда и как вносить изменения, исправления,

оговорены в:

• Инструкции по заполнению трудовых книжек, разработанной и утвержденной в 2003 году Постановлением № 69 от 10 октября Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003г. № 69 (Инструкция);
• и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Правила), которые были также утверждены в 2003 году правительственным Постановлением от 16 апреля за. № 225.

Можно ли исправить запись в трудовой?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.

При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.

Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.

В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.

Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.

Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.

Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.

1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.

К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.

2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.

В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.

Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).

3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.

В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.

4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:

• в заполнении данных о сотруднике;
• в записи о приеме на работу,

лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.

5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.

В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.

Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.

6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.

На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.

7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).

Как исправить дату увольнения в трудовой книжке?

Признание записи недействительной происходит следующим образом:

1. Порядковый номер указывается следующий за последней записью

2. Указывается дата, когда вносятся изменения.

3. В графе 3, где обычно заносятся сведения о приеме на работу, переводе или увольнении, делают запись: «Запись за номером (указывается порядковый номер записи, в котором обнаружена ошибка или неточность) недействительна.

4. В последней графе указывают приказ, на основании которого были внесены изменения (п. 1, 2 Инструкции).

Одной из распространенных ошибок, допускаемых в трудовых книжках, является указание даты.

Покажем наглядно, как нужно правильно сделать исправление даты увольнения в трудовой книжке.

При увольнении работника важно соблюдать все нормы законодательства. В противном случае он может обратиться в суд и быть восстановлен в прежней должности на работе.

Как аннулировать запись в трудовой книжке об увольнении, если есть решение суда о признании незаконного прекращения трудового договора, довольно часто возникающий вопрос.

1. Прежде всего, издается приказ по предприятию о признании ранее изданного приказа об увольнении не действительным, как основание приводится решение суда и его отмене.

2. На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись за следующим порядковым номером о том, что запись за предыдущим номером недействительна.

3. По желанию работника выдается дубликат трудовой книжки.

Если ошибочно внесена запись об увольнении в трудовую книжку, например, в случае, когда подав заявление расторгнуть трудовые отношения по собственному желанию, в течение двух недель отработки, сотрудник решил остаться работать, запись аннулируется аналогично.

Отмена записи в трудовой книжке об увольнении, образец.

Трудовая книжка – это самый главный документ человека, работающего в какой-либо организации. Она нужна для исчисления пенсионного стажа, но нередко сотрудники отделов кадров допускают ошибки при ее заполнении, и тогда требуется внесение изменений.

Наиболее распространенные ошибки:

• Описки, неверное указание должности при трудоустройстве.
• Неправильная дата приема на работу.
• Ссылки на несоответствующие статьи при увольнении.

Также корректировка требуется тогда, когда работник был незаконно уволен, а позднее – восстановлен в должности по решению суда. В этом случае работодатель должен признать предыдущую запись об увольнении недействительной.

Главным законодательным актом, регламентирующим правила заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним, является Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69. Кроме того, при признании информации в данном документе недействительной необходимо руководствоваться п. 30 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225, согласно которому в разделах о работе и о наградах в трудовой книжке не допускаются зачеркивания и исправления.

Исправление записи в трудовой книжке: образец 2016

Согласно действующему законодательству, исправлением данных в трудовой книжке должны заниматься сотрудники организации, которые и допустили ошибку. Если предприятие реорганизовано, обязанность по внесению корректировок возлагается на правопреемника, а при ликвидации – руководитель на новом месте работы на основании соответствующего документа.

Чтобы правильно заполнить трудовую книжку, нужно соблюдать очередность:

• При трудоустройстве, увольнении или переводе на другую должность сначала указывается порядковый номер, затем – дата.
• После даты необходимо заполнить графу «Сведения…». Здесь в случае приема на работу вписывается название организации и отдела, а также должность работника. При увольнении обозначается причина и дается ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
• В конце в графе «Наименование документа…» необходимо указать приказ о приеме на работу или увольнении, а также дату его издания и номер.

В целом, правила заполнения трудовых книжек просты:

• Все записи нумеруются по порядку.
• Вписывать информацию можно только черной, синей или фиолетовой пастой.
• Никакие сокращения не допускаются, кроме указания даты, месяца и года.
• Любые записи должны быть выполнены на русском языке. Если предприятие на территории РФ зарегистрировано в другой стране, можно дублировать записи на языке того государства.
• Каждая внесенная информация должна заверяться печатью предприятия.

Данные правила также касаются и внесения изменений во вкладыши к трудовым книжкам, т.к. они представляют собой практически точную их копию.

Если запись необходимо аннулировать, то ниже нее нужно указать информацию о признании данных недействительными. Пример, как сделать исправление в трудовой книжке:

Иванова А.И. была принята на работу бухгалтером 12.10.2015 года приказом руководителя, однако сотрудник отдела кадров указан неверную дату. В этом случае нельзя исправлять и зачеркивать, поэтому он ниже вписал порядковый номер, дату исправления и следующую информацию: «Запись за номером 7 недействительна. Принята на работу бухгалтером 12.10.2015 года».

Как правильно написать в трудовой книжке, что запись недействительна?

Вариаций на эту тему очень много, ведь все зависит от того, какая конкретно ошибка была допущена. Если работник был восстановлен в должности, должна быть такая формулировка: «Запись за номером N недействительна. Восстановлена на прежней работе по решению суда». Обязательно нужно указать и документ, на основании которого сотрудник был возвращен на старую должность – приказ руководителя.

Если при увольнении была неправильно указана причина (например, работник уволился по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ, но фактически истек срок трудового договора), то запись также признается недействительной, а ст. 80 заменяется на п. 7 ст. 77 ТК РФ.

В случае, когда сотрудник был уволен или переведен на другую работу, но впоследствии данная запись в трудовой книжке была признана недействительной, он может предоставить работодателю письменное заявление о выдаче дубликата трудовой, в которой не будет указана неверная информация.

Образец отмены записи в трудовой книжке или что в ней может быть отражено:

• Указание о неверной информации об увольнении.
• Исправление неверной даты трудоустройства.
• Корректировка данных при восстановлении на прежнем месте работы.
• Исправление записи в графе «Сведения о награждениях».
• Исправление названия предприятия в случае, если в нем была допущена ошибка.
• Исправление неправильно указанных данных о приказе (дата издания и его номер).
• Изменение формулировки увольнения, если она была изложена неверно.
• Изменение неверной записи, обнаруженной после увольнения в новой организации.

Недействительная запись в трудовой книжке: что делать?

Если сотрудник после получения трудовой книжки на руки обнаружил в ней ошибки, первое, что должен сделать работник отдела кадров – это внести изменения на основании приказа, изданного руководителем.

Что должен содержать приказ:

• Наименование организации, дату создания и номер.
• Формулировку: например, «Приказываю отменить приказ от 10.10.2015 №777 об увольнении бухгалтера Афанасьевой И.В.»
• Ниже формулировки – приказ о внесении соответствующих изменений в трудовую.
• Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой исправить ошибку.
• Работодателя издает приказ о необходимости внесения изменений в трудовую книжку и присваивает ему номер.
• Сотрудник кадровой службы подтверждает в трудовой письменно, что ранее указанная информация была признана недействительной, а также вписывает дату и номер приказа. Затем он вписывает свою должность, Ф.И.О. и подпись, а в завершение ставит печать.

Запись в трудовой недействительна: как исправить, образец

В целом, действия работника, обнаружившего ошибку, кадровика и самого работодателя в данной ситуации должны быть следующими:

Процедура внесения записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

Неправильно указанная дата трудоустройства в дальнейшем может привести к проблемам с Пенсионным фондом у владельца трудовой книжки, и если она была вписана неверно, кадровику нужно сделать следующее:

• Дождаться издания приказа руководителем.
• Внести изменения. Пример: «Запись за номером 10 недействительна. Принята на должность менеджера 12.11.2015 года».

Исправление даты в трудовой книжке: образец 2016, пример

Если была допущена ошибка в дате рождения, которая указывается на титульном листе, для ее исправления достаточно зачеркнуть неверную информацию и написать сверху фактическую. Для этого сотрудник должен предоставить свой паспорт, т.к. понадобится также его серия и номер – они указываются сбоку.

Нередки случаи, когда ошибочно вписывается дата трудоустройства по распространенной причине: работник должен проработать не менее 5 дней, и только после этого заполняется трудовая книжка, при этом по закону она также должна быть оформлена не позднее 7 дней с момента выхода на работу. Сотрудники отделов кадров зачастую указывают дату, выпадающую на 6-й день трудовой деятельности, но на самом деле нужно вписывать число, которым был оформлен приказ о приеме на работу.

Агафонова В.И. была принята в ООО «Оазис» продавцом 05.05.2015, этим же числом директор оформил приказ. Кадровик же указал 11.05.2015, что является неверным. Обнаружив ошибку позднее, Агафонова В.И. обратилась с заявлением об исправлении даты приема на работу, руководитель издал приказ, а сотрудником отдела кадров были внесены изменения.

Важно! Не подлежит исправлению только информация, указанная в титульном листе трудовой: в этом случае бланк необходимо заменить, т.к. он признается испорченным.

Изменения формулировки увольнения в трудовой книжке

Если по каким-либо причинам сотрудник компании был незаконно уволен, но позднее – восстановлен в должности по решению суда, эту информацию также нужно отразить в трудовой книжке. Нередко бывает и так, что работников увольняют за совершение грубого проступка, но позднее выясняется, что их вина отсутствует, но они уже трудоустроены в других организациях.

Как вносить исправления в трудовую книжку в данном случае:

• Признать ошибочную запись недействительной.
• Запросить подтверждающий документ с прошлого места работы.
• Указать верную формулировку, а также дату изменений, номер приказу и ссылку на статью, соответствующую причине расторжения трудовых отношений.

Стоит отметить, что неправильная запись в трудовой книжке при увольнении может помешать работнику при последующем трудоустройстве, особенно если он был уволен в связи с совершением грубого нарушения, которое позднее было признано судом недоказанным.

Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если по прошествии даже нескольких лет было обнаружено, что в трудовой допущена ошибка в фамилии работника или дате трудоустройства, но при этом он давно трудится в другой компании, также можно внести изменения.

Заниматься исправлением должны сотрудники отдела кадров организации, во время работы в которой были указаны неверные данные. Как выглядит процедура исправления:

• Владелец книжки пишет заявление в отдел кадров.
• Кадровик передает вышеуказанный документ руководителю, который издает приказ о внесении изменений.
• На основании приказа работник кадровой службы корректирует информацию и дает ссылку на документ, изданный работодателем.

Как исправить ошибку в трудовой: образец

Рассмотрим на примере процедуру исправления неверной даты трудоустройства:

Савельева Т.О. работала бухгалтером в ООО «Ромашка» с 04.04.2010 по 12.11.2015. из компании она уволилась в порядке перевода, и уже с 13.11.2015 приступила к работе на другой должности и в иной организации. Позднее, 15.12.2015 было выявлено, что в ее трудовой книжке вместо 12.11.2015 стоит другая дата увольнения – 13.11.2015, и она неверна. Савельева Т.О. обратилась к директору по предыдущему месту работы, написав заявление с просьбой внести правильную дату прекращения трудовых отношений. Руководитель заявление одобрил и издал соответствующий приказ, после чего работник отдела кадров указал верное число, признав запись за номером «N» недействительной несмотря на то, что ниже нее уже была информация о приеме на работу на другое предприятие.

Подводя итоги, можно выделить несколько ситуаций, когда записи могут быть признаны неверными:

• Если информация указана несоответствующими чернилами и нарушен общий стиль заполнения трудовой книжки.
• Если в книжке обозначены неверные данные: Ф.И.О. владельца, дата трудоустройства, причина увольнения, должность при принятии на работу.
• Если в документе указана неполная информация: отсутствует дата или номер приказа о приеме, увольнении или переводе на другую должность.

Стоит учитывать, что за заполнение, учет и хранение трудовых книжек своих подчиненных отвечает руководитель. Ответственность возлагается на сотрудника отдела кадров, если есть соответствующее распоряжение работодателя и прописанная в трудовом договоре должностная инструкция. Кроме того, в случае потери данного документа для ответственного лица предусмотрено административное наказание:

• Для кадровика – штраф от 1 000 до 5 000 руб. за нарушение ст. 192 и 193 ТК РФ.
• Для работодателя – денежное взыскание в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности компании на срок до 3 месяцев за нарушение норм ст. 5.27 КоАП РФ.

Если работнику необходимо предоставить трудовую книжку в Пенсионный фонд и он предоставляет расписку о ее обязательном возврате, это все равно не снимает ответственность с сотрудника отдела кадров. Во избежание проблем он может либо сам отнести документ в ПФР, либо оформить нотариально заверенную копию трудовой.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка

Работа кадровика связана с оформлением большого количества бумаг, в том числе таких важных, как трудовая книжка. Степень ее значимости сложно переоценить: несмотря на разговоры о переходе на электронный учет, в настоящее время стаж работника все еще подтверждается бумажной трудовой книжкой. Поэтому даже незначительная на первый взгляд ошибка, допущенная при заполнении документа, нередко приводит к печальным последствиям: некорректному расчету стажа, проблемам с назначением пенсионного или больничного пособия, необходимости собирать дополнительные справки для ПФР.

Найдите все ошибки в трудовой книжке с помощью тренажера от журнала «Кадровое дело»

Конечно, в идеале никаких неточностей в трудовой книжке быть не должно. Но следует принимать во внимание человеческий фактор: как сказано выше, кадровику приходится изо дня в день заполнять множество документов, а от ошибок в рутинных процедурах никто не застрахован.

Допустим, вы завели трудовую книжку новому работнику и неправильно указали фамилию или имя. Или правильно заполнили титульный лист, но забыли свериться со штатным расписанием, оформляя запись о приеме на работу, и вписали не ту должность. Более того, вы могли все сделать правильно, но в процессе оформления столкнуться с погрешностями, допущенными предыдущими работодателями. Как быть, если выявлена ошибка в трудовой книжке, как исправить неверную запись?

Кто обязан внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении данных

Понять, как исправить запись в трудовой книжке и кто конкретно должен этим заниматься, помогут нормативные документы:

• Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
• Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Если неправильные данные внес кадровик по новому месту работы, он должен исправить свою ошибку сразу же, как только ее обнаружит. Для исправления неточных или неверных записей, внесенных по одному из прежних мест работы, можно обратиться как к работодателю, допустившему ошибку, так и по новому месту работы (п. 27,28 Правил №225).

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Скачать шпаргалку вы можете >>

Практика показывает, что лучше вносить все коррективы в трудовую книжку по месту актуального трудоустройства. Так экономится время, и права работника не ущемляются. Тем более что прежний работодатель, неправильно оформивший запись, к этому моменту уже может быть ликвидирован или реорганизован. А нового работодателя закон наделяет полным правом вносить необходимые данные и признавать прежние недействительными, если в его распоряжении есть необходимые подтверждающие документы: приказы, договоры, выписки.

Внесение исправлений в трудовую книжку: образец и инструкция по каждому типичному случаю

Каждый кадровик должен знать, как внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибки. Но есть один случай, когда неверная запись не корректируется. При первичном оформлении трудовой новому работнику исправления на титульном листе не допускаются (п. 42 Правил №225).

Это значит, что в случае ошибки бланк придется признать недействительным и заменить новым, не взимая с работника плату за испорченный экземпляр. В остальных ситуациях требуется исправление ошибки в трудовой книжке (образец корректирующей записи с подробной инструкцией даны отдельно по каждой распространенной ошибке).

Если неправильно указано название организации:

1. Сделайте запись без порядкового номера в разделе «Сведения о работе». Напишите, что в названии допущена ошибка, и укажите корректный вариант.
2. Не заполняйте 1,2 и 4 графу. Поскольку речь идет об исправлении неточности, не связанной с профессиональной деятельностью работника, и никакой подтверждающий документ в данном случае не требуется. Так будет выглядеть исправление в трудовой книжке (образец):

Исправление грамматической ошибки

Скачать образец вы можете >>

Пропуск записи в разделе «Сведения о работе» - частая ошибка в трудовой книжке. Чтобы ее исправить, следует сначала уточнить, не следует ли за ней запись об увольнении. От этого зависит порядок оформления.

Если после пропущенной записи еще нет отметки об увольнении:

1. В разделе «Сведения о работе» сделайте новую запись. Укажите порядковый номер, поставьте текущую дату и внесите пропущенные сведения по общим правилам со ссылкой на документ-основание.
2. Заполняя графу 3, укажите дату, с которой фактически вступило в силу изменение , например, перевод или присвоение разряда. При этом не нужно признавать недействительными записи, следующие за пропущенной.

Оформление записи о работе, пропущенной текущим работодателем

Скачать образец вы можете >>

Если после пропущенной записи уже есть отметка об увольнении:

1. Создайте новый блок в трудовой книжке. Название организации напишите в виде заголовка без порядковой записи.
2. Поставьте порядковый номер и внесите пропущенную запись с указанием реквизитов приказа или иного документа-основания и даты, с которой изменение фактически вступило в силу. Дату поставьте текущую.
3. Закройте блок. Поставьте подпись и печать, как при оформлении увольнения (приказ Минтруда №589н от 31.10.2016). Ознакомьте работника со внесенными изменениями под подпись.

Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении

Скачать образец вы можете >>

Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» есть лишняя запись:

1. Признайте ее недействительной. Для этого внесите под следующим порядковым номером новую запись, указав, что предыдущие сведения внесены по ошибке. Дату поставьте текущую.
2. Укажите в графе 4 реквизиты приказа о внесении исправлений или иного документа-основания. Поскольку закон не требует издавать такой приказ в обязательном порядке, можно оставить последнюю графу пустой.

Внимание! Если кадровик ошибочно внес запись об увольнении, у работника есть выбор: дать работодателю возможность исправить запись в трудовой книжке или потребовать дубликат, оформленный без ошибок .

Признание ранее внесенной записи об увольнении недействительной

Скачать образец вы можете >>

Если в записи о работе допущены ошибки:

1. Признайте запись недействительной. Присвойте отменяющей записи очередной порядковый номер, в графе 3 напишите номер отменяемой записи, а в графе 4 - реквизиты приказа, на основании которого она вносилась. По этой схеме отменяются любые неточные или неверные записи в разделе «Сведения о работе»: о трудоустройстве, переводе, увольнении (в том числе по решению суда или ГИТ). Аналогичным способом отменяются записи в разделе «Сведения о награждении».
2. Внесите правильный вариант записи. В графе 4 снова укажите реквизиты приказа или иного документа, послужившего основанием для ее оформления. Если же ошибка была допущена в самом приказе, который со временем отменили, в графе 4 укажите реквизиты отменяющего документа. Так выглядит образец исправления записи в трудовой книжке сотрудника, уволенного по ошибке и в настоящее время продолжающего работу:

Исправление ошибочной записи об увольнении

Скачать образец вы можете >>

Если сразу несколько записей подряд нуждаются в исправлении, при этом ошибки допущены в формулировках, датах или реквизитах, признайте их недействительными по отдельности.

Исправление нескольких неверных записей

Скачать образец вы можете >>

★ Для сведений, изначально внесенных по ошибке, можно применить другой, более простой порядок. Сделайте одну отменяющую запись, признающую недействительными несколько ранее внесенных (п. 30 Правил №225, п. 1.2 Инструкции №69).

Внесение изменений в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Внесение изменений в трудовую книжку при ошибке - не единственная ситуация, когда приходится корректировать ранее сделанные записи. Иногда сведения просто устаревают. Сотрудник может получить новую профессию или специальность, сменить имя или фамилию. Какими бы кардинальными ни были изменения, переоформлять документ не нужно: исправление записи в трудовой книжке поможет актуализировать данные.

Если изменились персональные данные сотрудника:

1. Запросите подтверждающие документы. Это может быть паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о рождении или изменении фамилии, имени, отчества. Вносить изменения только со слов работника или на основании документов, не входящих в этот список, запрещается.
2. Зачеркните устаревшие данные. Не используйте корректирующую жидкость, достаточно одной аккуратной чертой перечеркнуть запись (она должна легко читаться даже в зачеркнутом виде).
3. Рядом впишите новые сведения. Например, сбоку в той же строке, если в ней осталось место, или сверху.
4. Сделайте пояснительную запись на внутренней стороне обложки. Укажите название и реквизиты документа, на основании которого вносились изменения, заверьте надпись подписью и печатью организации.

Внесение изменений в титульный лист

Скачать образец вы можете > >

Если сотрудник получил новую профессию или специальность:

1. Запросите документ, подтверждающий получение образования. Работник должен предъявить оригинал диплома. Без подтверждающего документа запись не вносите, неоконченное высшее образование в трудовой не отражайте.
2. Дополните сведения в графе «Профессия, специальность» . Прежние сведения не зачеркивайте, а новые просто впишите рядом через запятую (или выше, если места рядом не осталось).

Если диплом получен после 1 января 2014 года, сведения о высшем образовании отражайте с указанием образовательного ценза. Всего уровней четыре: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (см. закон №273-ФЗ от 29.12.2012). Поэтому сначала внимательно ознакомьтесь с дипломом и узнайте, какой квалификационный уровень присвоен сотруднику. , читайте в журнале «Кадровое дело».

1. Просто заполните пустые строки , если ранее в трудовой книжке работника не было никаких записей о полученном профессиональном образовании.

Внимание! Повышение квалификационного разряда, не связанное со сменой профессии или специальности, отражайте не на титульном листе, а в разделе «Сведения о работе».

Не спешите паниковать, если допустили ошибку при заполнении трудовой книжки или обнаружили неверную запись, внесенную предыдущим работодателем. Внести коррективы можно в любой момент, главное - следовать инструкциям и правильно указывать реквизиты документов-оснований. А если речь идет об ошибочном или незаконном увольнении, впоследствии отмененном по решению самого работодателя, суда или ГИТ, по требованию работника выдайте ему дубликат документа, заполненный без ошибок.

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

• первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
• на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
• запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя .

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

• по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
• другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

• с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
• исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
• под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.